Законченная работа сотрудника (ЗРС)
Как получить одобрение действий, задач и проектов?
Добиться роста компании. — Цель ТЕХНОЛОГИИ - уменьшить количество искусственно созданной работы и увеличить скорость и качество выполнения действий.
— Термин «законченная работа сотрудника» означает следующее: направленная начальнику ПОДБОРКА информации относительно любого проекта, задачи, ситуации, плана или чрезвычайного происшествия, достаточно полная, чтобы от него требовалось только отметить: «Одобрено» или «Не одобрено». А вот часто встречается то, что затягивает одобрение, замедляет скорость выполнения действий и создаёт излишнее движение - кто-то из сотрудников посылает недостаточную информацию и требует решения. Поскольку Руководителю необходимо БОЛЬШЕ информации, чем представлено, он вынужден "спускаться в должность" этого человека и САМОМУ собирать недостающие данные, используя своё собственное время и свои собственные линии. Он вынужден затем придумывать РЕШЕНИЕ и выпускать приказ о тех действиях, которые должны быть предприняты. Это затягивает выполнение любых действий, приводит к тому, что его линии, и без того загруженные, используются для сбора информации, и вызывает ощущение чрезвычайного положения. Его корзина с надписью «Отложенные» переполняется, и в результате возникает неразбериха.
Все то можно назвать «незаконченной работой сотрудника». Она не закончена потому, что руководитель должен будет ЛИЧНО закончить её, делая следующее:
1. Собирая данные, необходимые для принятия решения.
2. Вырабатывая решение, которое будет основано только на письменных данных.
3. Выпуская приказы, вместо того чтобы одобрять их.
«Законченная работа сотрудника» - это подборка информации в виде послания, или пакет, в которых:
1. Излагается ситуация.
2. Предоставляются все данные, необходимые для её решения.
3. Предлагается решение.
4. Имеется строчка, где руководитель может поставить подпись, чтобы одобрить или не одобрить это решение.
Если вы хотите сохранить свой пост или если вы хотите продолжать заниматься своим проектом, не настаивайте на том, чтобы руководитель собирал данные, которые должны собирать вы, придумывал решение, к которому должны прийти вы - человек, более знакомый с происходящим, и не ставьте руководителя в такое положение, когда он должен выпускать нереальные приказы, которые вы затем не сможете выполнить.
Известно, что любая связанная с этим ошибка в прошлом совершалась потому, что вы точно не знали, чего хотел руководитель. «Законченная работа сотрудника» - вот чего хочет руководитель. В этом случае у вас есть ваши обязанности, вы можете делать больше, для того чтобы больше зарабатывать и развиваться, линии организации могут оставаться более свободными, и послания по ним будут проходить быстрее.
Пример неправильной ЗРС: В послании из Москвы говорится: «Местный филиал тратит много денег». И все! Больше никаких данных.
Посмотрите, что теперь вынужден делать руководитель.
Он вынужден выяснять:
- что значит «много»,
- кто делает это,
- представляет ли это опасность,
- придумывать, как уменьшить расходы,
- выпускать приказы по этому поводу.
Ничто из этого не является его работой. Его заставили выполнять работу человека, который предоставляет информацию.
Пример правильной ЗРС: Руководитель получает пакет. В сопроводительном послании говорится: «Местный филиал быстро приближается к состоянию неплатёжеспособности. Данные прилагаются в пакете.
Я рекомендую:
- переместить начальника отдела материальной части на пост начальника отдела обучения, который сейчас пустует;
- Магомеда Магомедова принять на пост начальника отдела материальной части с зарплатой 50 000 руб. в месяц.
- Директору данного филиала объявить выговор за плохое финансовое управление и предписать составлять смету своих расходов.
- Внедрить систему заказов на приобретение.
- С начальником отдела продвижения провести занятия по составлению рекламных писем.
Одобрено __________
Не одобрено _________
Подписано: Владимир Васильев , московский представитель головной организации»
Прилагаются копии докладов рекомендательного совета, показывающие неплатёжеспособность, сводка расходов за последние два месяца, сводка доходов за последние два месяца, список незначительных товаров, купленных по высокой цене за последнее время.
И следующее, что делает РУКОВОДИТЕЛЬ, — ознакамливается с ЗРС и ставит пометку на строчке для одобрения и подписывается. Его секретарь посылает сообщение: «Одобряю. Всего хорошего, (имя руководителя)». Весь пакет высылается обратно авиапочтой. По получении этого пакета московский представитель головной организации выпускает местные исполнительные директивы и предпринимает другие необходимые действия.
Поскольку данные, решения и приказы были все собраны в виде «законченной работы сотрудника», правильное действие стало возможным. ИМЕННО ТАМ МЫ НАЧИНАЕМ СТРОИТЬ ДЕЛОВУЮ СРЕДУ В КОМПАНИИ...
Редакция: Сайидахмед Сайидахмедов (www.tecama.ru) по этой ссылке вы можете скачать наш служебный файл для работы в формате xlsx (0.7 Мб.)
Похожие статьи:
Маркетинг в системах бизнеса, ориентированного на активные продажи → Законченная работа сотрудника
